Processi Gestionali e processi Organizzativi: questi sconosciuti

I “processi gestionali” e i “processi organizzativi” capita sovente che vengano chiamati anche “processi principali” e “processi di supporto” o assumano altre denominazioni.

Non importa come vogliamo definirli, è molto più importante capire quali sono e soprattutto perché è importante individuarli e differenziarli.

I processi gestionali sono tutti i processi che l’organizzazione attua al fine di produrre un bene o erogare un servizio.

Sono quelli che rappresentano il reale business dell’azienda e, se vogliamo, sono tutti i processi che a prescindere dall’esistenza di un Sistema di Gestione per la Qualità esistevano ed esisteranno fintanto che l’Azienda continuerà a fare quello che fa.

Alcuni esempi sono:

  • Gestione commerciale
  • Gestione approvvigionamento
  • Gestione produzione
  • Gestione magazzino e consegne
  • Gestione assistenza

I processi organizzativi sono tutti i processi non direttamente correlati al business dell’Azienda ma che sono ad esso propedeutici o ausiliari, in alcuni casi essenziali affinchè i processi principali funzionino in modo adeguato.

Sono processi che molto spesso vengono introdotti con il Sistema Qualità e per questo motivo sono spesso sentiti dalle PMI come un inutile appesantimento nell’operatività dell’Azienda.

Alcuni esempi sono:

  • Gestione documenti
  • Gestione delle registrazioni
  • Gestione della formazione
  • Gestione degli strumenti di misura
  • Gestione delle manutenzioni
  • Gestione audit
  • Gestione non conformità
  • Gestione azioni correttive
  • Gestione azioni preventive
  • Gestione soddisfazione cliente
  • Gestione valutazione del fornitore

Perché è importante questa differenziazione?

Le PMI sono fortemente incentrate sul “fare” e (troppo spesso) sottovalutano l’importanza di tutto quello che non è strettamente correlato al prodotto o al servizio: l’immagine aziendale, lo sviluppo della conoscenza organizzativa, la gestione del Cliente e dei Fornitori (se non per aspetti meramente economici) e molto altro ancora. Con tutta probabilità i processi gestionali sono quelli meglio gestiti e controllati in quanto concorrono direttamente alla produzione del reddito di impresa.

Nell’ambito di questi processi è facile trovare un Software Gestionale che aiuti nella gestione del processo, ma anche competenze e carichi di lavoro su poche persone chiave, molto spesso coincidenti con il Titolare. Un’Azienda dotata di un buon Sistema di Gestione per la Qualità sarà in grado di governare questi processi in modo efficace.

Saper fare bene il proprio lavoro è l’essenza stessa  ed il motivo d’essere della PMI

I processi organizzativi sono invece quelli che nelle PMI vengono più facilmente abbandonati a se stessi, che vengono gestiti senza particolari strumenti e quasi sempre senza riuscire ad ottenerne nessun particolare beneficio. Sono spesso delegati nella loro totalità a una persona operativa, che nelle PMI quasi sempre svolge altre mansioni.

Di solito nelle PMI ci si ricorda di questi processi una volta all’anno, qualche giorni prima della verifica da parte dell’Ente, al fine di documentare qualcosa per far vedere che “è stato fatto”.  L’errore più diffuso è quello di sottovalutare i rischi e le inefficienze che questa modalità di gestione dei processi organizzativi comporta, ma soprattutto perdere completamente di vista il reale beneficio che se ne potrebbe ricavare facendone invece una corretta gestione.

Lo scenario descritto è desolante ma fortunatamente non è così per tutte le PMI. Ce ne sono tante che lavorano seriamente e si preoccupano di gestire in tutto o in parte i processi organizzativi attraverso strumenti semi-automatici o totalmente manuali. Attraverso cartelle condivise, registri Excel, file, tanta, tanta competenza di chi deve ricordarsi scadenze, attività e necessità di aggiornamento occupandosi quasi sempre nello stesso momento anche altre attività più “produttive”.

Sì, forse anche questo secondo scenario è piuttosto desolante. Se si vuole realmente cambiare le cose, se si vuole davvero cogliere l’opportunità offerta dalla ISO 9001:2015 per ottenere TUTTI i vantaggi che essa può portare ed in particolare iniziare a cogliere vantaggi dal punto di vista organizzativo, e non solo commerciale, si può fare una sola cosa: informatizzare la gestione del Sistema Qualità.

In questo modo i processi organizzativi (una volta descritti in procedure archiviate su qualche scaffale polveroso, oggi salvate in qualche cartella sul server) potranno tramutarsi in processi proattivi, ovvero in grado di generare scadenze e notifiche all’occorrenza, contribuendo in questo modo al buon funzionamento dei processi gestionali aziendali.